在活動(dòng)的策劃與執(zhí)行中，活動(dòng)結(jié)束并不表示活動(dòng)公司的所有工作都已經(jīng)做完了，因?yàn)榇藭r(shí)他們還需要進(jìn)行清場收尾工作。所謂“清場”，指的是清點(diǎn)現(xiàn)場，清退所有在活動(dòng)現(xiàn)場的人員。所謂“收尾”，即做完活動(dòng)的最后部分工作。下面杭州活動(dòng)公司伍方將從四個(gè)方面對(duì)活動(dòng)清場收尾工作進(jìn)行解讀。
一、疏散人群
這里的“人群”，主要是指參與活動(dòng)的嘉賓和受眾。那么，對(duì)于這類人群，活動(dòng)公司應(yīng)該如何合理地進(jìn)行疏散呢？其實(shí)，與活動(dòng)入場有著類似之處，它也要求活動(dòng)公司安排好退場秩序和退場方式等。
▲活動(dòng)結(jié)束，疏散人群、有序退場
1、退場秩序。活動(dòng)公司應(yīng)該在活動(dòng)將要結(jié)束時(shí)就做好嘉賓和受眾退場的準(zhǔn)備工作，安排相應(yīng)人員引導(dǎo)他們退場。對(duì)一些重要的嘉賓和受眾，活動(dòng)舉辦方和活動(dòng)策劃公司還應(yīng)該予以特別關(guān)照，提升他們參與活動(dòng)的體驗(yàn)，為活動(dòng)的后續(xù)宣傳工作和樹立口碑奠定基礎(chǔ)。特別是在促銷活動(dòng)中，對(duì)于那些大訂單受眾和有實(shí)力的潛在目標(biāo)受眾，應(yīng)該在建立好聯(lián)系的基礎(chǔ)上，再一次承諾好產(chǎn)品訂單，并做好送客工作，以便讓受眾第二次、第三次回購。
2、退場方式。在疏散人群時(shí)，還有一項(xiàng)工作也要做好，那就是安排好受眾退場的方式，特別是當(dāng)活動(dòng)現(xiàn)場處于交通不太便利的地方時(shí)，更要安排好車輛、司機(jī)和班次，讓活動(dòng)參與者能輕松、有序地離場。受眾在工作人員的安排下有序退場，雖然人數(shù)眾多，但因?yàn)橛行虻耐藞龇绞剑苊饬艘驌頂D而造成事故發(fā)生的可能。
二、清點(diǎn)物料
活動(dòng)結(jié)束后的清點(diǎn)物料，主要是指對(duì)需要回收的物料進(jìn)行清點(diǎn)。從物料類型來說，包括搭建活動(dòng)現(xiàn)場的物料和活動(dòng)物料。前者如LED顯示屏、舞臺(tái)設(shè)備、音響等，后者如抽獎(jiǎng)箱、抽獎(jiǎng)券、禮品等。其實(shí)，活動(dòng)物料有很多，但從其作用來看，主要包括4類，具體如下。
1、舞臺(tái)裝飾：舞臺(tái)架、背景板、帳篷、簽到桌、鮮花綠植等。
2、現(xiàn)場包裝：彩虹門、高空氣球、功能區(qū)導(dǎo)示牌、警示牌等。
3、銷售產(chǎn)品：收據(jù)、銷售合同、活動(dòng)促銷宣傳冊(cè)、價(jià)目表等。
4、活動(dòng)必備：邀請(qǐng)函、禮品、抽獎(jiǎng)機(jī)、獎(jiǎng)品、飲用水、水杯等。
那么，在清點(diǎn)活動(dòng)物料時(shí)，活動(dòng)公司應(yīng)該從哪些方面著手呢？一般說來，應(yīng)該包括3個(gè)方面。
1、做好物料種類及其數(shù)量的統(tǒng)計(jì)工作。
2、統(tǒng)計(jì)和核對(duì)物料是否有破損、遺失。
3、清點(diǎn)完的物料要與相關(guān)人員交接并簽收。
三、清理垃圾
在活動(dòng)策劃與執(zhí)行工作中，除了對(duì)需要回收的物料進(jìn)行清點(diǎn)以免遺失外，還應(yīng)該對(duì)不需要回收的物料進(jìn)行清理，作為垃圾運(yùn)到相應(yīng)的地方，確保活動(dòng)現(xiàn)場結(jié)束后干凈整潔，不能留下一片狼藉。在清理活動(dòng)現(xiàn)場垃圾時(shí)，活動(dòng)公司要注意把握時(shí)間，因?yàn)榛顒?dòng)場地的使用有時(shí)間限制，它要求必須在一定時(shí)間內(nèi)撤場。因此，在清點(diǎn)完需要回收的物料后，則需要立刻進(jìn)行垃圾清理，快速離場。對(duì)活動(dòng)舉辦方和活動(dòng)執(zhí)行方來說，還應(yīng)該與活動(dòng)場地的所有者做好交接工作，核對(duì)無誤后回收押金。
▲清理活動(dòng)現(xiàn)場美陳物料
四、清退人員
活動(dòng)現(xiàn)場的人員除了活動(dòng)受眾外，還包括活動(dòng)相關(guān)工作人員。對(duì)這些人員，也應(yīng)該做好清退工作。換句話說，對(duì)外聘的人員應(yīng)該按照規(guī)定結(jié)算好工資后清場，對(duì)非外聘人員也應(yīng)該按照規(guī)定讓其做好善后工作，如工作證件的回收、出入證的回收等。特別是一些在異地舉辦的活動(dòng)，活動(dòng)公司應(yīng)該在撤離時(shí)清點(diǎn)活動(dòng)相關(guān)工作人員，以免發(fā)生部分或個(gè)別人員被留在活動(dòng)現(xiàn)場的情況。
